Coordinación de la Administración y Manuales de Procedimientos

Coordinación de la Administración enfocada en los objetivos de la Empresa

La gestión de la información debe siempre alinearse con los objetivos de la Empresa, de modo que esta información sea útil para la toma de decisiones. En ocasiones se duplican los esfuerzos en el área de administración simplemente por no tener los procedimientos o las herramientas adecuadas.

Elaboración Manual de Procedimientos

Las Empresas mientras son dirigidas por una sola persona no tienen grandes problemas en materia de procedimientos, flujos de información, jerarquía y discrepancias en la toma de decisiones. El jefe -llamese Director General, Gerente o cualquier otro título válido- es el que asume toda la responsabilidad, gestiona los presupuestos de compras y gastos y toma todas las decisiones al respecto. El problema surge cuando las Empresas crecen y parte de estas decisiones recaen en los directivos de la Sociedad. Es en este momento cuando adquiere sentido la necesidad de disponer de un Manual de Procedimientos que plasme por escrito las pautas fijadas por la Dirección.

Desarrollo de una Guía de usuario detallada

Una vez disponemos del Manual de Procedimientos, podemos avanzar un paso más y desarrollar por escrito una Guía de Usuario. Esta guía debe registrar de forma promenorizada todos los procedimientos detallados paso a paso. Su objetivo es doble, por un lado no perder el conocimiento con los movimientos de personal que pueden ser bruscos e impredecibles y por otro lado, facilita la tarea de formación y tutelaje de los nuevos empleados.

Reparto responsabilidades, funciones, y tareas

El diseño de los flujos de información y responsabilidad así como las funciones y tareas puede resultar una fuente de conflictos, sobre todo cuanto mayor es la organización. Se debe trabajar en ello con el objetivo de eliminar tanto las zonas ciegas como las duplicidades en los trabajos.

Diseño listas de comprobación (check-list)

El uso de las listas de comprobación, en inglés check list, surgió de la necesidad de evitar accidentes evitables en el ejercito de aviación norteamericano hace unos 80 años. Se comprobó que con su uso se podía revisar una serie de datos y magnitudes que con una rápida revisión salvaban vidas. Su uso extrapolado a la Empresa, no llega al extremo de salvar vidas pero si que evita errores, muchos de ellos cuantificables y que en todo caso, incrementan el control sobre el negocio.

Implementación flujos de trabajo ( workflows) ágiles y dinámicos

Otra técnica que proporciona agilidad y evita conflictos es el diseño de los flujos de trabajo (o workflows). De nuevo, su utilidad y necesidad depende tanto de las características específicas de cada negocio como del número de personas que la forman. También puede determinar su idoneidad la velocidad de crecimiento de la Empresa, en aquellas en las que se produce un crecimiento muy rápido puede resultar muy conveniente su diseño y una re-evaluación periódica del mismo.

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